Menjadi staff yang baik untuk menjadi pemimpin yang baik kedepan: Fungsi Laporan dalam Management dan Leadership. 

Sering kita sebagai anak buah (di semua level) diberi tugas untuk mengerjakan sesuatu dan merasa sudah melaksanakan dengan benar dan selesai sesuai dengan rencana tidak melaporkan hasilnya ke yang memberi tugas, atau atasan. 

Sebagai staff apakah ini cukup? Pengalaman saya kok tidak cukup, apalagi kalau kita sebagai staff ingin menjadi atasan, manager atau pemimpin. 

Kenapa tidak cukup? 

Bahasa saya sederhana, marilah kita memberi lebih banyak, sodakoh informasi; jadi dalam bekerja tidak hanya mendapatkan duniawi, tapi juga sebagai bekal di akhirat. 

Secara teori manajemen, mari kita gunakan teori yang sederhana. Apa fungsi Management?  Fungsi management biasanya dikenal dengan POAC (Planning, Organising, Action dan Controlling) dan bagian action juga dapat dipecah menjadi Staffing & Directing dan menjadi:

1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Controlling

Kita sebagai staff yang harus mengerjakan, artinya kita bagian dari proses organizing& staffingatasan kita.Kenapa kita yang mengerjakan? Inilang pekerjaan atasan melakukan organisingdan men-directing. Apa yang kita kerjakan, ini adalah kegiatan planningdan laporan adalah bagian dari controlling.

Marilah kita bayangkan sebagai manajer atau pemimpin, dan pasti kita akan mengawali apa sih tujuan atau target kita kerja? Dan kemudian sebagai pemimpin/manajer kita membuat perencanaan untuk kita dan orang-orang yang bekerja untuk kita, baik itu staff maupun bukan staff langsung. 

Sesuai dengan judul diatas, fungsi laporan untuk kita menjadi staff yang baik, maka diskusi kita mulai dengan planning, organising, staffing, directing dan akhirnya kita sebagai staff yang ditunjuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sebelumnya ayo kita baca apa itu controlling. 

Fungsi controlling atau pengendalian, terdiri dari kegiatan yang diambil untuk menjamin bahwa kegiatan atau pekerjaan tidak bergeser dari yang sudah di rencanakan. 

Kegiatan pengendalian terdiri dari 

1. menentukan standard kinerja pekerjaan, 
2. mengukur kinerja yang terjadi 
3. membandingkan hasil kinerja dengan standard/rencana
4. Menemukan perbedaan dengan rencana 
5. Melakukan tindakan perbaikan (perbedaan) yang ada 

Dimana fungsi laporan? Laporan sangat melekat pada butir 2, yang diukur bisanya adalah hasil pekerjaan, waktu/kecepatan penanganan, biaya penanganan, efisiensi & efektivitas pekerjaan, bagaimana cara menangani dan kesigapan yang menangani (yaitu kita sebagai staff).

Dari sisi lain, maka informasi atau laporan hasil pekerjaan, akan sangat diperlukan oleh atasan karena atasan kita juga mempunyai atasan dan yang sangat penting pada saat ada gangguan pelanggan, yang sudah dieskalasi ke atasan, maka atasan mereka tahu dan atasan kita harus tahu. Masak membiarkan atasan kita tidak tahu ada ganggungan, kapan selesainya dan bagaimana penyelesaiannya. Yang kita jaga adalah kredibiltas kita sebagai staff, atasan kita dan juga perusahaan kita bekerja. 

Bayangkan, bagaimana kalau laporan tidak dijalan kan? Atasan kita ditanya atasan lagi atau pelanggan, dan bilang tidak tahu ada gangguan. Bila ini terjadi, maka dampaknya bisa ke branding, kredibilitas perusahaa. Masak, anda tidak tahu.

Kadang, kita sebagai staff merasa ah, sdh selesai dan aman kok, kenapa dilaporkan? Selain alasan diatas, maka laporan akan menunjukkan  siapa kita sebagai staff. Tentu, kita tidak perlu menonjolkan diri dna tidak boleh melaporkan secara berlebihan. Dengan konsisitensi kita menjalankan dan melaporkan akan membuat nama kita semakin diakui dan ini penting untuk karir kita. 

Ingat: a good leader is also a good follower.

tonda – 2 juni 2019