Pengawasan proyek jangka panjang biasanya persiapan panjang, tapi tahapan akhirnya singkat; contohnya menjadi Event Organizer (EO) suatu acara internasional, nasional termasuik juga pengawasan proyek nyata seperti satelit yang ujungnya diakhiri dengan peluncuran satelitnya.

Bila sebagai EO, masa persiapan diperkirakan kl 1 sd 6 bulan (tergantung jenisnya) dan puncaknya mungkin hanya 2 jam (biasanya pentas atau peresmian) atau 1 atau 2 hari untuk suatu conference. Keduanya, bila tidak tepat persiapannya dapat meninbulkan resiko biaya, nama baik dan kredibilitas. Kegiatan EO ini nilai ekonomisnya mungkin hanya sampai dengan beberapa Milyard.

Proyek satelit saya liat ada kemiripan dengan EO diatas, pabrikasi satelit perlu waktu 2 sd 3 tahun dan kemudian persiapan peluncuran perlu satu bulan penuh dan pelaksanaan peluncuran akan diketahui suksesnya dalam waktu kl 32 menit dan kemudian menunggu satelit sehat sebelum di test dalam waktu 30 menitan kemudian. Bayangkan 2-3 tahun pembuatan satelit, persiapan peluncuran 1 bulan dan pelaksanaan peluncuran 32 menitan saja.. Menegangkan bukan?

Sebelum diskusi tentang tegang (bagaimana mengatasi waktu kritis), dapat diinfokan bahwa satelit Telkom ini diluncurkan oleh pemberi jasa peluncuran yang namanya SpaceX. SpaceX didirikan oleh Elon Musk yang spektakuler. SpaceX berinovasi dengan terobosan (disruptive) roketnya bisa dipakai beberapa kali (targetnya 10 kali)  dan tulisan saya ada di SpaceX inovator terobosan industri angkasa di https://issuu.com/equatorspace/docs/equatorspace_03). Tapi SpaceX akan mempunyai pesaing yang namanya Blue Origin yang didirikan Jeff Bezos pendiri Amazon.com. Roket di luar USA masih sekali pakai, misalnya Proton dari Rusia, Long March dari China, Ariaespace dari Eropa-Perancis dan lainnya yaitu Jepang dan India.

Pengalaman pribadi melihat dengan langsung peluncuran satelit (sebagai salah satu anggota pengawasan), maka saya melihat temen-temen dari pabrikan satelit maupun peluncur tenang-tenang saja. Yang terakhir ini adalah melihat proses peluncuran satelit merah Putih dimana saya interaksi langsung dengan para manager di semua pihak sesudah ikut yang dalam pada saat peluncuran satelit di tahun 1999.

Kenapa para manager pabrikan satelit dan juga pembuat roket tidak terlihat tegang?

Jawaban klasik sederhana adalah mereka sudah sering melakukannya sehingga tidak perlu tegang, serta mereka tidak perlu tahut akan resiko karena kalau ada kegagalan maka mereka akan dapat order baru juga. Pemilik satelit yang akan rugi secara bisnis (opportunity loss) bula ada keterlambatan atau gangguan pada saat peluncuran.

Akan tetapi bila kita melihat bagaimana menjalankan proses pabrikasi, pengawasan prosesnya (ada system engineering, program manager, ada quality assurance), analisa hasilnya, benchmarkhasil test unit lain yang sama, mirip, satu pabrikan dan satu waktu produksi, maka wajar mereka tidak tegang. Mereka sudah melakukan yang terbaik dan terdokumentasi serta mudah di telusuri (mungkin bahasa sekarang adalah data mining, big data atau data-data yang lain).

Mereka juga mempunyai system yang bagus, dari cara mencatat notulen rapat, tracking action item, dapat membedakan mana yang penting, urgent dan urgent tapi penting, system alarm atas kejadian dari satelit lain, subsytem lain, unit lain bahkan komponen dari satelit lain. Apapun yang terjadi akan menjadi alertdan dibahas apakah mungkin terjadi pada satelit yang sedang dibuat, analisa akan dibuat dan akan di approveoleh Quality Assurance. Jadi mereka tahu apa yang dikerjakan, kenapa dikerjakan dan apa yang mungkin terjadi pada kondisi yang berbeda.

Pertanyaan untuk mereka adalah, apakah mereka akan tegang kalau ini misi pertama mereka?Kalau melihat pada film-film dokumenter, maka terlihat bahwa mereka tegang dan kmd tepuk tangan pada saat berhasil.

Kenapa kita sebagai pembeli tegang?

Tegang adalah wajar dan mungkin harus, tapi harus diatur tegagnya. Dengan tegang maka adrenalin kita dan dengan ketakutan yang terukur maka akan menambah tenaga dan ide atau bahkan ide dalam menghadapi beberapa masalah yang mungkin terjadi.

Tegang juga wajar, karena mungkin baru pertama kali, belum memahami cara menngatasi dan juga belum tahu cara menyiapkan diri agar tidak tegang.

Untuk menjadi tidak tegang, maka sebagai seorang pemimpin harus membuat system yang berjalan dan tidak tergantung pada orang. Jadi,

Kenapa kita tidak perlu tegang?

Pada proyek seperti ini, maka yang pertama perlu diketahui dalam mengawasi adalah mindset, behaviour dan budayaperusahaan yang menangani pabrikasi, atau Even organisernya. Bagaiaman kita tahu? Sebenarnya kita bisa tahu mulai dari proposal mereka, cara bicara para pegawainya dan juga melihat cara kerja dan pencatatannya.

Kadang kita terpesona dengan penampilan salah satu pejabat tingginya dengan mengatakan dia pintar, bagi saya (dan mungkin ada temen yang lain) bahwa ini tidak cukup (karena bisa saja, asal Bapak/iBu senang. Tentu kita tahu bahwa sukses suatu kegiatan proyek, tidak hanya memerlukan extraordinary leadership, tapi juga tidak boleh tidak ada extraordinarty team. Utk itu maka kita harus tahu, mindset, behaviour dan budaya mereka.

Kedua,kita harus tahu cara mengawasinya dan dimana titik-titik penting serta aktivitas kunci yang harus dipelototin.

Ketiga,kita harus memilih orang atau tahu cara orang tsb mengawasinya, apakah ybs tahu prinsip dasar pengawasan, teknologi dan paham kontraknya? Bila tidak atau kita belum yakin dan tim sudah terbentuk maka buatlah kegiatan yang secara langsung atau tidak langsung akan memantapkan mereka menjadi lebih menguasai.

Keempat,kita harus tahu bagaimana kita mengawasi dan memeriksa yang mengawasi setiap hari. Banyak mengawasi pemeriksa, yang mungkin bagi yang diawasi dapat merasa tidak nyaman, akan tetapi dengan dilakukan spt ini, maka kewaspadaan akan selalu terjadi. Yang harus diperhatikan adalah jangan sampai berlebihan. Ada cara atasan saya yang cerdik, adalah dengan memberikan pertanyaan theory (yang kadang dihindari oleh para penggemar eksekusi lebih penting dari strategi) dengan kata apa yang akan terjadi bila (what if question).

Kelima,gunakan konsultan yang mempunyai budaya dan pengalaman yang berbeda untuk menutupi apa yang kita tidak punya. Konsultan ini adalah pilihan, karena akan ada biaya. Apabila konsultan dianggap mahal, maka bisa gunakan mentor dan juga coach.

Smoga menambah pengetahuan dan menjadi inspirasi dimanapun kegiatan anda. Bila ada tambahan, wao,,, Alhamdulillah dan terima kasih.

Tambahan sisi persiapan mental kita:

1. Siapkan mental pada kondisi terjelek, dan percayalah bahwa yang sempurnan hanya Allah SWT shg bila ada yang kurang siapkan diri.
2. Jangan panik, bila hadapi kondisi darurat, jangan berikan pertanyaan kecil kecil tapi tanyalah yang substansi atau yang menginsipirasi.

Bagaimana anda dalam menbawakan proyek?